| Transparenz im Archiv - so lautet der oberste Wunsch von Historikern und Museumsmanagern. Seit dem Zeitalter von Datenbanken, schnellen Rechnern und billigen Speichern kann dieser Prämisse gerne Rechnung getragen werden. In der Albertina, der weltgrößten Sammlung von historischen Gemälden, Zeichnungen, Fotos und anderen Dokumenten, ist diese Forderung nicht mehr so leicht umzusetzen. Bei rund 1 Million gesammelter Werke, die großteils in hauseigenen Archiven lagern, aber auch über viele Länder verstreut für Ausstellungen verliehen werden, ist die Sache bereits etwas komplexer. Nicht so sehr wegen der Größe der Datenmenge, sondern vielmehr wegen der Kennzeichnung der gesammelten Werke und deren elektronischer Erfassung und Weiterverfolgung. So werden zum Beispiel von einem Künstler mehrere Fotos oder Zeichnungen eines Schaffenszyklus’ in einer Mappe archiviert. Diese und eventuell noch weitere Mappen ähnlichen Inhalts kommen in eine Archivbox, die im Archiv abgelegt wird.
Um die Mappen und die Kartonbehälter elektronisch zu identifizieren und zu speichern, würden bereits Barcode-Etiketten genügen, wie sie auch im Warenhandel seit vielen Jahren üblich sind. Der große Nachteil bei dieser Anwendung wäre allerdings, dass man beim Kommissionieren der Sammelstücke, aber auch beim Entnehmen aus dem Archiv, jeden Kartonbehälter öffnen müsste, um die darin enthaltenen Mappen mit den Barcodes zu lesen. Und genau hier kommt eine RFID-Lösung ins Spiel, die von dem österreichischen RFID-Spezialisten Datatronic Kodiertechnik entwickelt wurde: Die Mappen und Archivboxen werden mit Transpondern versehen. Dadurch braucht man die Behälter mit den Mappen nur mehr in die Nähe einer RFID-ScanGate®-Antenne bringen und schon sind die Daten im Computer und zwar sämtlche Daten auf einmal – die des Behälters und jeder einzelnen Mappe. Dies passiert in einem Arbeitsgang.
Bereits beim Kommissionieren wird hier eine Menge Zeit gespart, man legt einfach die Archivboxen (mit aufgeklebtem Transponder) mit den beinhalteten Mappen (ebenfalls mit Transpondern versehen) auf den Kommissioniertisch, unter dem sich eine ScanGate-Schreib-/Leseantenne befindet, liest alle Daten in den Computer ein und die Sache ist erledigt. Bei mehreren tausend Archivkartons kann man ermessen, wieviel Zeit durch diese moderne Art der Datenerfassung eingespart werden kann.
Der von Datatronic ausgestattete Kommissioniertisch hat auch eine Möglicheit zum Lesen und Schreiben von Barcodes. Viele der archivierten Stücke wurden bereits früher mit Barcodes ausgezeichnet und natürlich will man diese Informationen übernehmen. Für das Bedrucken der RFID-Smart-Etiketten steht ein spezieller RFID-Labeldrucker, der 9855 von Monarch zur Verfügung, der die Etiketten sowohl mechanisch bedruckt, aber auch gleich die elektronische Informationen auf den jeweiligen Transponder schreibt.
Die verwendete RFID-Schreib-/Leseeinrichtung ScanGate® ist eine Eigenentwicklung von Datatronic und besteht aus einer Antenne und einer selbstkalibrierenden und somit wartungsfreien Schreib-/Leseelektronik. Mit ScanGate® können natürlich auch Informationen auf den Transponder geschrieben werden. So zum Beispiel die Anzahl der in dem Karton beinhalteten Mappen oder die genaue Position des Kartons im Archiv etc. Werden eine oder mehrere Mappen aus einer Archivbox entfernt, kann man sofort überprüfen, welche Sammelmappen fehlen.
Außerdem sind die Transponder fälschungssicher, da jeder Transponder mit einer weltweit einmaligen Seriennummer versehen ist – ein Vorteil, den man bei historischen Sammlungen besonders zu schätzen weiß.
Datatronic hat für diese Anwendung einen eigenen Kommissionierungstisch entwickelt, der kompakt aufgebaut und leicht zu transportieren ist und auch alle Geräte inklusive dem PC beinhaltet. Für die Arbeit der Archivare vor Ort hat Datatronic eine Reihe mobiler RFID-Geräte im Programm, die über eine Anbindung an das WLAN erlauben und so mit dem Zentralrechner kommunizieren können. Werden nun historische Dokumente aus dem Archiv entnommen, braucht die betreffende Person das kleine RFID-Gerät lediglich über den Archivkarton führen, die Information über den Inhalt wird aktualisiert und an den Zentralrechner weiter geleitet. Damit wird der Aufenthaltsort der Exponate auf Knopfdruck transparent bzw. man kann sofort sehen, wer welche historischen Stücke entliehen hat.
ScanGate® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Datatronic Kodiertechnik GmbH.
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